Відповідно до п.201.1 ст. 201 Податкового кодексу, на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі, підписати електронним цифровим підписом та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) у встановлені терміни.
Нагадаємо терміни реєстрації ПН:
- ПН, складені з 1 по 15 к.день (включно) календарного місяця, - до останнього дня (включно) календарного місяця, в якому вони складені;
- ПН, складені з 16 по останній к.день (включно) календарного місяця, - до 15 календарного дня (включно) календарного місяця, наступного за місяцем, в якому вони складені.
Тож, складені в електронному вигляді, ПН та РКПН необхідно зберігати протягом 3-х років. Суб’єкт електронного документообігу (підприємець чи підприємство, організація) повинен забезпечити зберігання е-документів на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст.13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV від 22.05.2003)!
При цьому оригіналом електронного документа відповідно до ст. 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису (Закон «Про електронний цифровий підпис» №852-IV від 22.05.2003).
На момент здійснення перевірки контролюючими органами, платники ПДВ зобов’язані надати перевіряючим доступ до електронних носіїв інформації, де зберігаються е-документи. А у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.
Зручне складання податкових накладних в електронному вигляді та реєстрація їх у ЄРПН реалізовано в рішенні популярної програми M.E.Doc – M.E.Doc.Держава та в онлайновому сервісі для бухгалтерів та підприємців – СОТА.
